1.常任理事会及び理事会運営について

（1）常任理事会

１．会場はスパットビル3階、ハイブリッド形式にて開催する。
２．仕事や一身上の都合により現地参加できないメンバーは、WEBでの参加とする。但し、 WEB 参加の場合は会議開催日の前日までに事務局まで連絡するものとする。感染症等の拡大状況によっては完全WEBでの開催とする。
３．日程は毎月第2週水曜日午後7時から開催する。但し、公式事業の場合は、前後の平日とする。
４．場合によっては、時間や場所は変更もありえることとする。
５．常任理事会の司会は専務理事が務める。

（ａ）常任理事会運営
①常任理事会全体の進行は専務理事が行い、総括責任者は専務理事とする。
②義務出席者は、理事長・直前理事長・副理事長・監事・専務理事・財政局長・事務局長とする。但し、財政局次長、事務局次長は会議の運営をスムーズに進行を行うために出席することとする。
③議事の進行は、審議事項に関しては理事長が、協議事項に関しては専務理事が行うものとする。
④議題提案は、下記の通りとする。

審議・協議事項の議題提案は、理事が議案を作成し、担当副理事長が確認の後、署名押印の上、提出すること。
特別に連絡が無く期限までに提出なき場合は議題とはならない。
議題は、原則として協議→審議のステップを踏むこと。
議題上程者は常任理事とする。但し、常任理事が欠席の場合は担当の正副委員長が代行する。
議題上程に際しては、原則下記に示す内容のとおりに進行する。

（ b ）協議事項の上程及び配信のスケジュール

①締切日／時間　　：常任理事会開催７日前　１２：００
②送付先　　　　　：担当副理事長１名と事務局で構成するLINEグループ（上程用LINE グループ）
③上程までの流れ　：委員長→担当副理事長→：委員長→担当副理事長→上記②のLINEグループへ
④財政及び専務所見　：専務が所見、財政局が予算・公益性・コンプライアンスの審査を行い、常任理事会 6 日前 １２：００ までに所見を副理事長に送付し、委員会が専務、財政所見を確認、修正の上、常任理事会5日前 １２：００ までに再提出する。
⑤配信　　　　　　：事務局にて資料及び関連付けのチェックを行い、問題が無ければ常任理事会３日前２１：００までに配信する
⑥議案書事前意見　　：：議案書に対する事前意見は、会議 3 日前の １２：００ までに所定のスプレッドシートに記入する。委員会は事前意見に対し、会議開始前までに所定のスプレッドシートの「事前意見への対応」欄に事前意見に対応した内容を記載する。但し、⑤の配信に間に合っていない場合はこの限りではない。また、事前にいただいた意見に関しても、次回開催の常任理事会または理事会の提出前にいただいた意見に関しても、次回開催の常任理事会または理事会の提出期限までに意見対応に記載して議案書期限までに意見対応に記載して議案書をを提出提出するする。
（スプレッドシート URL https://docs.google.com/spreadsheets/d/
19OkESyL5xWqc4Jr94WYEaaftMfAKHAry NN3cDh2sCFc/edit?hl=JA#gid=0

（ｃ) アジェンダの配信方法及び閲覧方法

①アジェンダの保管　　：事務局にて作成したアジェンダデータを閲覧用に設定し、北上青年会議所共有フォルダのアジェンダ閲覧用フォルダに格納する。アジェンダの差替えは当該フォルダのアジェンダを更新することで行うものとする。なお、事務局はアジェンダ閲覧用フォルダとは別に最終版のアジェンダデータのバックアップを取るものとする。
②アジェンダの配信　　：常任理事会構成メンバーで構成されるLINEグループへ上記①のアジェンダが保管されている閲覧用フォルダの場所を案内する。
③アジェンダの閲覧　　：常任理事会中のアジェンダの閲覧方法は、原則として、上記①の閲覧用フォルダに各々アクセスして閲覧するものとする。会議前にアジェンダを確認する際も同様とする。

講演等依頼承諾書：講師依頼承諾書は、常任理事会、協議終了後に取得し、常任理事会の審議7日前までに事務局・財政局にデータで提出すること。更に、講師依頼承諾書の原本は、取得後はルーム備え付けの金庫に保管すること。（黒澤事務局員が不在の場合は、委員会棚に仮保管し、後日、金庫保管を依頼する）また、会議当日は原本を回覧出来るよう担当する委員会が会場へ持参すること。
『 WEB 会議の場合』
講師依頼承諾書を取得後、専務及び財政に確認のためメール送付。理事会審議当日まで委員会保管、もしくはルームの金庫に保管。常任理事会では画面共有にて確認するものとする。（個人情報が含まれる文書になるため取り扱いには注意すること）
議題は、別紙の所定フォームで協議・審議事項の区分を明確にし、必要資料を添付の上、提出すること。
事業終了後の事業報告並びに決算書は、原則として直後の常任理事会に提出すること。
協議・審議・連絡事項の提出手続きは、下記による。

（2）理事会

１．会場はスパットビル3階、ハイブリッド形式にて開催する。
２．仕事や一身上の都合により現地参加できないメンバーは、WEB での参加とする。但し、WEB参加の場合は会議開催日の前日までに事務局まで連絡するものとする。感染症等の拡大状況によっては完全WEBでの開催とする。
３．日程は毎月第44週水曜日午後週水曜日午後77時から開催する。時から開催する。但し、公式事業の場合は、前後の平日とする。但し、公式事業の場合は、前後の平日とする。
４．場合によっては、時間や場所は変更もありえることとする。

（ａ）理事会運営
①理事会全体の進行は専務理事が行い、総括責任者は専務理事とする。
②義務出席者は、定款による理事・監事・直前理事長・顧問及び事務局とする。
③議事の進行は、審議事項に関しては理事長が、協議事項に関しては専務理事が行うものとする。
④議題提案は、下記の通りとする。

ア．協議・審議項目の議題提案については、常任理事会終了後に担当常任理事と正副委員長にて補足・訂正を行い、原則下記に示す内容のとおりに進行する。特別に連絡が無く期限までに提出なき場合は議題とはならない。

１２：００

２１：００

１２：００

イ．講演等依頼承諾書：会議当日は原本を回覧出来るよう担当する委員会が会場へ持参する。
『 WEB 会議の場合』
講師依頼承諾書を取得後、専務及び財政に確認のためメール送付。理事会審議当日まで委員会保管、もしくはルームの金庫に保管。理事会では画面共有にて確認するものとする。（個人情報が含まれる文書になるため取り扱いには注意すること）
ウ．議題上程者は理事とする。
エ．議題は、原則として協議→審議のステップを踏むこと。
オ．議題は、必ず常任理事会を経たものに限る。
但し、緊急並びに重要事項は専務理事決済とする。カ．議事録は事務局が会議7日後までに作成し、議長及び議事録署名人捺印の後2日以内に理事会に提出すること。
キ．報告事項は協議・審議事項の前に、依頼確認事項は協議・審議事項の後に行う。報告・依頼確認事項がある場合は、理事会開催5日前までに専務理事並びに事務局まで報告及び資料がある場合は提出すること。
ク．理事会提出議題及び資料と議事録の整理保管は、事務局にて行う。
ケ．欠席者への配布資料の保管・フォローは、欠席者の所属する委員会の理事が行う。
コ．理事会の運営は、事務局が担当する。
サ．理事会中は、禁煙とする。
シ．文書及び資料の発送は、原則として電子文書によるものとする。電子文書は、その内容を担当副理事長並びに専務理事が確認したものとし、事務局にそのデータファイルを渡すこととする。但し、やむをえない事情により電子文書での発送が困難な場合は、事務局と相談の上で他の方法によることができる。また、文書を電子メールやFAXを使用してメンバー全員へ送信する事や対外に送信する事は禁止とする。但し、緊急を要する場合や理事会にて送信する事の承認を得た場合、或いは担当副理事長並びに専務理事の承諾を得た場合を除く。
ス．理事会の開催案内に関しては、案内文書をメールにて10日前までに通知する。
セ．オブザーバー出席は、担当副理事長を通し、専務理事並びに事務局に人数・氏名を連絡すること。
ソ．やむを得ず理事会を欠席する場合は、事前に代理出席者の氏名と共に事務局に提出すること。
タ．理事長・直前理事長・監事講評時には着座にて話を聞くこと。また、理事長講評時にはメモを取ってよいものとする。

（３）理事会次第　　　　　司会　専務理事
　　　　開会の辞（ゴング）
　　　　ＪＣＩクリード唱和
　　　　ＪＣＩミッション並びにＪＣＩビジョン唱和
　　　　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和
　　　　東北ＪＣ宣言唱和
　　　　創立 6 0 周年運動方針唱和
　　　　理事長挨拶
　　　　直前理事長挨拶
　　　　議長選出
　　　　出席者の確認並びに理事会成立の報告
　　　　議事録作成人並びに署名人の確認
　　　　前回議事録の承認
　　　　報告事項
　　　　審議事項及び協議事項
　　　　依頼確認事項
　　　　監事講評

　　　　閉会の辞（ゴング）

（4）常任理事会・理事会はぺーパーレス会議とする。

常任理事会・理事会への議案提出は、事務局へ電子メールにて提出する事とする。
又、開催３日前までに常任理事及び理事に電子メールにて会議資料を送付するものとする。又、パソコン等をもっていない理事の場合は、同委員会の中で責任をもって処理する事とする。

（5）常任、理事会の出欠の案内は毎月の発送文書と共に送付するものとし、返信に関しては特に設けないものとする。（但し、欠席・遅刻の場合は事前に事務局まで連絡を入れるものとする。）
（6）上程資料は様式をワード又はエクセル、ＰＤＦ形式で提出とする

2.例会運営について

原則として毎月８日午後７時からとする。
運営のすべては、担当委員会が責任を持って行う。
但し、受付は総務広報委員会と事務局が主に担当するものとし、総務広報委員会と事務局で対応が困難な場合にはその他の委員会も受付に協力するものとする。
また、国旗、ＪＣ旗と同様に運動規範についても会場に掲示するものとする。

　　例会次第
　　開会の辞（ゴング）
　　国歌斉唱
　　ＪＣソング斉唱
　　ＪＣＩクリード唱和
　　ＪＣＩミッション並びにＪＣＩビジョン唱和
　　ＪＣ宣言文朗読並びに綱領唱和
　　東北ＪＣ宣言唱和
　　北上市民憲章唱和
　　創立6 0 周年運動方針唱和
　　理事長挨拶
　　直前理事長挨拶
　　ＯＢ・オブザーバー紹介
　　新入会員認証伝達式
　　（３分間スピーチ）
　　報告・依頼事項
　　例会運営
　　（監事講評）
　　閉会の辞（ゴング）

3.委員会運営について

原則的に月１回の委員会例会を開催するものとする。
担当事業の企画運営はすべて委員会において行うものとする。
担当事業の議案作成は原則として委員長、副委員長が行うものとする。但し、担当副理事長は議案書の作成がスムーズに進むように補助をする。
担当事業議案の提出は、原則として事業開催月の3ヶ月以上前の常任理事会に上程するものとし、議案書は開催日の7日前までに提出する。常任理事会及び理事会にそれぞれ協議1回、審議1回を受けるものとする。また、提出の際は委員会で精査を重ねた上で提出する。
委員会のメンバーの委員会例会出席はもちろんの事、各種行事への出席が向上するように委員会運営を行うものとする。
委員会幹事は、委員会例会及び月例会の出欠確認や連絡調整を行い、委員会が円滑に運営できるよう正副委員長をサポートするものとする。

4.事業費等の支払いについて

支払いは原則として当月末締め翌月末払い、事務局よりとする。但し、事前の支払いが必要かつ多額の場合は、予算承認額の範囲内で仮払い申請書を提出し、専務理事もしくは財政局長の決済のもと仮払い支出をすることができる。
毎月の支払いは専務理事もしくは財政局長がチェックする。
各事業の会計責任者は担当委員長とし、事業費を使用する場合は必ず委員長の了承を経てから行うこと。又、証憑書類は委員長がとりまとめ一括して事務局まで提出すること。
登録料等の収入がある場合は必ず一度全額入金することとし、それらを直接事業費等に充てることは認めない。
一般社団法人北上青年会議所として発行する領収書は、領収書に理事長印及び連続番号が入ったものに限る。又、控えは必ず残すようにし、書き損じた領収書は破棄せずにそのまま綴っておくこと。領収書は、事業終了後登録料等とともに事務局に持参すること。

5.ＪＣルームの使用について

（１）ＪＣルームより、プロジェクター・ビデオ・ＣＤまたはＤＶＤメディア・書籍等を借りる時には、各正副委員長もしくは委員会幹事が事前に事務局へ連絡し許可を得てから持ち出し、返却時も必ず事務局へ連絡すること。
ＪＣキットや備品等を借りる時・返却する時には、各正副委員長もしくは委員会幹事が必ず貸し出し帳に記入する事。
ＪＣルームの鍵を借りる時はホワイトボードに所持者の名前を記入し、返却する際は記入された名前を消去する事。
また、いずれの場合においても、使用後は速やかに返却する事。
（２）各委員会例会等でＪＣルームを使用する際には、事前に事務局へ連絡し許可を得て、ルームを使用する際には、事前に事務局へ連絡し許可を得て、ホワイトボード及びタイムツリーに使用する旨（委員会名・日時等）の記載をする事。
出向者などが他の団体名義で使用する際には、事前に専務理事に必ず連絡を入れる事。
（３）委員会例会等でＪＣルームを使用し、退出する際には

（４）事業年度終了後には当該年度理事メンバーを参集し、ＪＣルーム及び倉庫の清掃や整理整頓・片付けを必ず行う事。
（５）JCルームは禁煙とする。

6.スケジュールについて

スケジュールについてはタイムツリーで管理を行い、例会・事業・チームミーティング・ルーム利用については委員会で入力とする。各種大会・各種会議について事務局で入力する。

7.環境に対する配慮について

　　青年会議所の活動において、社会を構成する一員並びに地域の健全な発展を願う者として、周辺の環境に対する配慮に努める事。

8.災害発生時の活動について

青年会議所活動時に、災害（人命や社会生活に対する被害を生じる現象）が発生した際には、人命の救助もしくは災害の復旧活動を第一優先に考え、行動をとる事。
青年会議所活動の実施の有無については、理事長が判断を行う事。理事長不在時には、担当の常任理事、次いで理事メンバーが理事長の代行として、実施の有無の判断を行う事。
青年会議所活動の実施の有無が確定した際には、速やかに対象となるメンバーに連絡をとる事。連絡がお互いにとれない場合は、対象メンバーは人命救助もしくは復旧活動を第一優先に行い、活動実施の会場に行けるメンバーは、会場に赴く事。
その他、突発的な事象に関しては、臨機応変に対応する事。

9.大規模感染につながる恐れがある感染症の発生した場合について

青年会議所活動時に、大規模な感染症につながる恐れがある場合には、感染の拡大を防ぐことを優先的に考え、行動をとる事。
青年会議所活動の実施の有無については、理事長が判断を行う事。理事長不在時には、担当の常任理事、次いで理事メンバーが理事長の代行として、実施の有無の判断を行う事。
その他、突発的な事象に関しては、臨機応変に対応する事。

協議・審議フローチャート

１.討議・協議事項：広く意見交換・質疑等を行い共に考え検討するが、採決はとらない議題
２.審議事項：協議のあと採決を行い、結論を出すことを要する議題
３.報告事項：協議等を要しない報告をする事項
４.依頼確認事項：協議等を要しない依頼又は連絡確認をする事項

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