• 会場はスパットビル3階、ハイブリッド形式にて開催する。
• 仕事や一身上の都合により現地参加できないメンバーは、WEBでの参加とする。但し、WEB参加の場合は会議開催日の前日までに事務局まで連絡するものとする。感染症等の拡大状況によっては完全WEBでの開催とする
• 日程は毎月第2週水曜日午後7時から開催する。 但し、公式事業の場合は、前後の平日とする。
• 場合によっては、時間や場所は変更もありえることとする。
• 常任理事会の司会は専務理事が務める。

• 常任理事会全体の進行及び総括責任者は、専務理事とする。
• 義務出席者は、理事長・直前理事長・副理事長・監事・専務理事・事務局長とする。但し、事務局次長は会議の運営をスムーズに進行を行うために出席することとする
• 議事の進行は、審議事項は理事長が、協議事項は専務理事が行うものとする。
• 議題提案は、下記の通りとする。
  • 審議・協議事項の議題提案は、理事が議案を作成し、担当副理事長が確認の後、署名押印の上、提出すること。
  • 議題上程者は常任理事とする。但し、常任理事が欠席の場合は担当の正副委員長が代行する。
  • 特別に連絡が無く期限までに提出なき場合は議題とはならない。
  • 議題は、原則として協議→審議のステップを踏むこと。
  • 議題上程に際しては、原則下記に示す内容のとおりに進行する。
  （b）審議・協議事項の上程及び配信のスケジュール
  • 締切日／時間：常任理事会開催7日前　12:00
  • 送付先：北上青年会議所共有フォルダ内の資料提出用フォルダへ収納、提出されたファイルは都度事務局が抜き出す
  • 上程までの流れ：委員長→担当副理事長→上記②のフォルダ→事務局が最新議案を抜き出す
  • 財政規則所見：専務が所見、事務局が予算・コンプライアンスの審査を行い、常任理事会6日前12:00までに所見を副理事長へ返信し、確認後、委員会が財政規則所見を確認、修正の上、理事会5日前12:00までに再度資料提出用フォルダへ提出する。
  • 配信：事務局にて資料及び関連付けのチェックを行い、問題が無ければ理事会5日前21:00までに配信する。委員会は、下記⑥の議案書事前意見に対応し会議前日12:00までに資料提出用フォルダに提出し、事務局は、会議当日9:00までに配信する。
  • 議案書事前意見 ：議案書に対する事前意見は、会議2日前の12:00までに所定のスプレッドシートに記入する。但し、⑤の配信に間に合っていない場合はこの限りではない。また、事前にいただいた意見に関しても、次回開催の常任理事会または理事会の提出期限までに意見対応に記載して議案書を提出する。（スプレッドシートURL： https://docs.google.com/spreadsheets/d/148KkN0O4NFFro_LEt4pclYcYKqQwdXTZP8kmGD2jkzw/edit?usp=sharing
  （c）アジェンダの配信方法及び閲覧方法
  • アジェンダの保管：事務局にて作成したアジェンダデータを閲覧用に設定し、北上青年会議所共有フォルダのアジェンダ閲覧用フォルダに格納する。アジェンダの差替えは当該フォルダのアジェンダを更新することで行うものとする。なお、事務局はアジェンダ閲覧用フォルダとは別に最終版のアジェンダデータのバックアップを取るものとする。
  • アジェンダの配信：常任理事会構成メンバーで構成されるLINEグループへ上記①のアジェンダが保管されている閲覧用フォルダの場所を案内する。
  • アジェンダの閲覧：常任理事会中のアジェンダの閲覧方法は、原則として、上記①の閲覧用フォルダに各々アクセスして閲覧するものとする。会議前にアジェンダを確認する際も同様とする。
• 講演等依頼承諾書：講師依頼承諾書は、常任理事会、協議終了後に取得し、常任理事会の審議7日前までに事務局にデータで提出すること。更に、講師依頼承諾書の原本は、取得後はルーム備え付けの金庫に保管すること。（黒澤事務局員が不在の場合は、委員会棚に仮保管し、後日、金庫保管を依頼する）また、会議当日は原本を回覧出来るよう担当する委員会が会場へ持参すること。
  『WEB会議の場合』 講師依頼承諾書を取得後、専務及び事務局に確認のためメール送付。理事会審議当日まで委員会保管、もしくはルームの金庫に保管。常任理事会では画面共有にて確認するものとする。（個人情報が含まれる文書になるため取り扱いには注意すること）
• 議題は、別紙の所定フォームで協議・審議事項の区分を明確にし、必要資料を添付の上、提出すること。
• 事業終了後の事業報告並びに決算書は、原則として直後の常任理事会に提出すること。
• 協議・審議・連絡事項の提出手続きは、下記による。
  • 議事録は事務局が会議7日後までに作成し、議事録署名人の署名捺印の上2日以内に常任理事会に提出すること。
  • 常任理事会提出議題及び資料と議事録の整理保管は、事務局にて行う。
  • 常任理事会の運営は、専務理事及び事務局が担当する。
  • やむを得ず常任理事会を欠席する場合は、事前に代理出席者を事務局に報告すること。
  • 常任理事会後は、担当常任理事と正副委員長の会議日を必ず設け、補足訂正を行い理事会に備える。

• 会場はスパットビル3階、ハイブリッド形式にて開催する。
• 仕事や一身上の都合により現地参加できないメンバーは、WEBでの参加とする。但し、WEB参加の場合は会議開催日の前日までに事務局まで連絡するものとする。感染症等の拡大状況によっては完全WEBでの開催とする
• 日程は毎月第4週水曜日午後7時から開催する。 但し、公式事業の場合は、前後の平日とする。
• 場合によっては、時間や場所は変更もありえることとする。
• 常任理事会の司会は専務理事が務める。

• 理事会全体の進行及び総括責任者は、専務理事とする。
• 義務出席者は、定款による理事・監事・直前理事長及び事務局とする。
• 議事の進行は、審議事項は理事長が、協議事項は専務理事が行うものとする。
• 議題提案は、下記の通りとする。
  • 審議・協議事項の議題提案は、理事が議案を作成し、担当副理事長が確認の後、署名押印の上、提出すること。
  • 議題上程者は常任理事とする。但し、常任理事が欠席の場合は担当の正副委員長が代行する。
  • 特別に連絡が無く期限までに提出なき場合は議題とはならない。
  • 議題は、原則として協議→審議のステップを踏むこと。
  • 議題上程に際しては、原則下記に示す内容のとおりに進行する。
  • 審議及び協議事項の議題提案は、常任理事会終了後、担当常任理事と正副委員長にて補足・訂正を行い原則下記に示す内容の通り進行する。特別に連絡が無く期限までに提出なき場合は議題とならない。
    （b）審議・協議事項の上程及び配信のスケジュール
    • 締切日／時間：理事会開催7日前　12:00
    • 送付先：北上青年会議所共有フォルダ内の資料提出用フォルダへ収納、提出されたファイルは都度事務局が抜き出す
    • 上程までの流れ：委員長→担当副理事長→上記②のフォルダ→事務局が最新議案を抜き出す
    • 財政規則所見：専務が所見、事務局が予算・コンプライアンスの審査を行い、常任理事会6日前12:00までに所見を副理事長へ返信し、確認後、委員会が財政規則所見を確認、修正の上、理事会5日前12:00までに再度資料提出用フォルダへ提出する。
    • 配信：事務局にて資料及び関連付けのチェックを行い、問題が無ければ理事会5日前21:00までに配信する。委員会は、下記⑥の議案書事前意見に対応し会議前日12:00までに資料提出用フォルダに提出し、事務局は、会議当日9:00までに配信する。
    • 議案書事前意見 ：議案書に対する事前意見は、会議2日前の12:00までに所定のスプレッドシートに記入する。但し、⑤の配信に間に合っていない場合はこの限りではない。また、事前にいただいた意見に関しても、次回開催の常任理事会または理事会の提出期限までに意見対応に記載して議案書を提出する。（スプレッドシートURL： https://docs.google.com/spreadsheets/d/148KkN0O4NFFro_LEt4pclYcYKqQwdXTZP8kmGD2jkzw/edit?usp=sharing
    （c）アジェンダの配信方法及び閲覧方法
    • アジェンダの保管：事務局にて作成したアジェンダデータを閲覧用に設定し、北上青年会議所共有フォルダのアジェンダ閲覧用フォルダに格納する。アジェンダの差替えは当該フォルダのアジェンダを更新することで行うものとする。なお、事務局はアジェンダ閲覧用フォルダとは別に最終版のアジェンダデータのバックアップを取るものとする。
    • アジェンダの配信：理事会構成メンバーで構成されるLINEグループへ上記①のアジェンダが保管されている閲覧用フォルダの場所を案内する。
    • アジェンダの閲覧：理事会中のアジェンダの閲覧方法は、原則として、上記①の閲覧用フォルダに各々アクセスして閲覧するものとする。会議前にアジェンダを確認する際も同様とする。
  • 講演等依頼承諾書：講師依頼承諾書は、常任理事会、協議終了後に取得し、常任理事会の審議7日前までに事務局にデータで提出すること。更に、講師依頼承諾書の原本は、取得後はルーム備え付けの金庫に保管すること。（黒澤事務局員が不在の場合は、委員会棚に仮保管し、後日、金庫保管を依頼する）また、会議当日は原本を回覧出来るよう担当する委員会が会場へ持参すること。
    『WEB会議の場合』 講師依頼承諾書を取得後、専務及び事務局に確認のためメール送付。理事会審議当日まで委員会保管、もしくはルームの金庫に保管。理事会では画面共有にて確認するものとする。（個人情報が含まれる文書になるため取り扱いには注意すること）
  • 議題上程者は理事とする。
  • 議題上程者は理事とする。
  • 議題は、必ず常任理事会を経たものに限る。但し、緊急並びに重要事項は専務理事決済とする。
  • 議事録は事務局が会議7日後までに作成し、議長及び議事録署名人捺印の後2日以内に理事会に提出すること。
  • 報告事項は協議・審議事項の前に、依頼確認事項は協議・審議事項の後に行う。報告・依頼確認事項がある場合は、理事会開催5日前までに専務理事並びに事務局まで報告及び資料がある場合は提出すること。
  • 理事会提出議題及び資料と議事録の整理保管は、事務局にて行う。
  • 欠席者への配布資料の保管・フォローは、欠席者の所属する委員会の理事が行う。
  • 理事会の運営は、事務局が担当する。
  • 文書及び資料の発送は、原則として電子文書によるものとする。電子文書は理事会で承認されたものとし、事務局にそのデータファイルを渡すこととする。但し、やむをえない事情により電子文書での発送が困難な場合は、事務局と相談の上で他の方法によることができる。また、文書を電子メールやFAXを使用してメンバー全員へ送信する事や対外に送信する場合には、必ず理事会にて承認された文書に限る。但し、緊急を要する場合には、担当副理事長並びに専務理事の承諾を得た場合には許可することがある。
  • 理事会の開催案内に関しては、案内文書を理事会構成メンバーにて構成されるLINEグループに10日前までに通知する。
  • オブザーバー出席は、担当副理事長を通し、専務理事並びに事務局に人数・氏名を連絡すること。
  • やむを得ず理事会を欠席する場合は、事前に代理出席者の氏名と共に事務局に提出すること。
  • 理事長・直前理事長・監事講評時には着座にて話を聞くこと。また、理事長講評時にはメモを取ってよいものとする。

• 開会の辞（ゴング）
• JCIクリード唱和
• JCIミッション並びにJCIビジョン唱和
• JC宣言文朗読並びに綱領唱和
• 東北JC宣言唱和
• 創立60周年代運動方針唱和
• 理事長挨拶
• 議長選出
• 出席者の確認並びに理事会成立の報告
• 議事録作成人並びに署名人の確認
• 前回議事録の承認
• 報告事項
• 審議事項及び協議事項
• 依頼確認事項
• 監事講評
• 閉会の辞（ゴング）

常任理事会・理事会への議案提出は、事務局へ電子メールにて提出する事とする。
又、開催3日前までに常任理事及び理事に電子メールにて会議資料を送付するものとする。
又、パソコン等をもっていない理事は、同委員会の中で責任をもって処理する事とする。

原則として年間スケジュールで提出した日程から変更しないものとする。
但し、やむを得ない場合には理事会の協議段階で再度調整することとする。
運営のすべては、担当委員会が責任を持って行う。
但し、受付、唱和、写真撮影等の諸役割は担当委員会が他委員会、事務局へ振るものとする。例会出席者が少ない場合にはこの限りでない。
また、国旗、JC旗と同様に運動規範についても会場に掲示するものとする。

• 例会次第
• 開会の辞（ゴング）
• 国歌斉唱
• JCソング斉唱
• JCIクリード唱和
• JCIミッション並びにJCIビジョン唱和
• JC宣言文朗読並びに綱領唱和
• 東北JC宣言唱和
• 北上市民憲章唱和
• 創立60周年代運動方針唱和
• 理事長挨拶
• 直前理事長挨拶
• OB・オブザーバー紹介
• 新入会員認証伝達式
• （3分間スピーチ）
• 報告・依頼事項認
• 例会運営
• （監事講評）
• 閉会の辞（ゴング）

• 原則的に月1回の委員会例会を開催するものとする。
• 担当事業の企画運営はすべて委員会において行うものとする。
• 担当事業の議案作成は原則として委員長、副委員長が行うものとする。但し、担当副理事長は議案書の作成がスムーズに進むように補助をする。
• 担当事業議案の提出は、原則として事業開催月の3ヶ月以上前の常任理事会に上程するものとし、議案書は開催日の7日前までに提出する。常任理事会及び理事会にそれぞれ協議1回、審議1回を受けるものとする。また、提出の際は委員会で精査を重ねた上で提出する。
• 委員会メンバーの委員会例会出席はもちろんの事、各種行事への出席が向上するように委員会運営を行うものとする。
• 委員会幹事は、委員会例会及び月例会の出欠確認や連絡調整を行い、委員会が円滑に運営できるよう正副委員長をサポートするものとする。

7. 支払いは原則として当月末締め翌月末払い、事務局が行うものとする。但し、事前の支払いが必要かつ多額の場合は、予算承認額の範囲内で仮払い申請書を提出し、専務理事もしくは事務局長の決済のもと仮払い支出をすることができる。
8. 毎月の支払いは専務理事もしくは事務局長がチェックする。
9. 各事業の会計責任者は担当委員長とし、事業費を使用する場合は必ず委員長の了承を経てから行うこと。又、証憑書類は委員長がとりまとめ一括して事務局まで提出すること。
10. 登録料等の収入がある場合は必ず一度全額入金することとし、それらを直接事業費等に充てることは認めない。
11. 一般社団法人北上青年会議所として発行する領収書は、領収書に理事長印及び連続番号が入ったものに限る。又、控えは必ず残すようにし、書き損じた領収書は破棄せずにそのまま綴っておくこと。領収書は、事業終了後登録料等とともに事務局に持参すること。

1. JCルームより、プロジェクター・ビデオ・CDまたはDVDメディア・書籍等を借りる時には、各正副委員長もしくは委員会幹事が事前に事務局へ連絡し許可を得てから持ち出し、返却時も必ず事務局へ連絡すること。
   JCキットや備品等を借りる時・返却する時には、各正副委員長もしくは委員会幹事が必ず事前に事務局へ連絡し許可を得てから持ち出し、返却時も必ず事務局へ連絡すること。
   JCルームの鍵を借りる時はホワイトボードに所持者の名前を記入し、返却する際は記入された名前を消去する事。
   また、いずれの場合においても、使用後は速やかに返却する事。
2. 各委員会例会等でJCルームを使用する際には、事前に事務局へ連絡し許可を得て、ホワイトボード及びタイムツリーに使用する旨（委員会名・日時等）の記載をする事。
   出向者などが他の団体名義で使用する際には、事前に専務理事に必ず連絡を入れる事。
3. 委員会例会等でJCルームを使用し、退出する際には
   • 室内灯・パソコン・冷暖房等のスイッチを必ず切る事。
   • ゴミについては、燃えるゴミ（ティッシュ、小さいゴミ、FAX用紙、印刷機のインク・巻き芯）についてはルームの所定の場所に捨て、それ以外の資源ゴミ（コピー用紙、厚紙、ダンボール、封筒、大きな紙、プラスチック類）に関してはルームの所定の場所に収めるか委員会で持ち帰り処理する事。
4. 事業年度終了後には当該年度理事メンバーを参集し、JCルーム及び倉庫の清掃や整理整頓・片付けを必ず行う事。
5. JCルームは禁煙とする。

スケジュールについてはタイムツリーで管理を行い、例会・事業・チームミーティング・ルーム利用については委員会で入力とする。各種大会・各種会議について事務局で入力する。

青年会議所の活動において、社会を構成する一員並びに地域の健全な発展を願う者として、周辺環境に対する配慮に努める事。

• 青年会議所活動時に、災害（人命や社会生活に対する被害を生じる現象）が発生した際には、人命の救助もしくは災害の復旧活動を第一優先に考え、行動をとる事。
• 青年会議所活動の実施の有無については、理事長が判断を行う事。理事長不在時には、担当の常任理事、次いで理事メンバーが理事長の代行として、実施の有無の判断を行う事。
• 青年会議所活動の実施の有無が確定した際には、速やかに対象となるメンバーに連絡をとる事。
  連絡がお互いにとれない場合は、対象メンバーは人命救助もしくは復旧活動を第一優先に行い、活動実施の会場に行けるメンバーは、会場に赴く事。
• その他、突発的な事象に関しては、臨機応変に対応する事。

• 青年会議所活動時に、大規模な感染症につながる恐れがある場合には、感染の拡大を防ぐことを優先的に考え、行動をとる事。
• 青年会議所活動の実施の有無については、理事長が判断を行う事。理事長不在時には、担当の常任理事、次いで理事メンバーが理事長の代行として、実施の有無の判断を行う事。
• その他、突発的な事象に関しては、臨機応変に対応する事。

• 討議・協議事項：広く意見交換・質疑等を行い共に考え検討するが、採決はとらない議題
• 審議事項：協議のあと採決を行い、結論を出すことを要する議題
• 報告事項：協議等を要しない報告をする事項
• 依頼確認事項：協議等を要しない依頼又は連絡確認をする事項